附件一

中国机电设备招标中心档案工作规则
（暂行）

第一章　总　则

　　第一条 为加强中国机电设备招标中心（以下简称招标中心）档案的科学管理，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》和国家发展改革委的相关规定，结合招标中心机构职能的实际情况，制订本规则。
　　第二条 按照国家对档案进行分类管理和招标中心工作实际，招标中心档案划分为党政档案、声像档案、行业系统管理档案、人事档案、财务档案、基建和资产档案等类别。招标中心档案管理采取党政档案、声像档案等相关档案由主任办公室为主立卷管理，其他档案由相关职能处室、部门分别立卷管理，并在有条件的情况下，逐步实行集中统一管理的原则。
　　第三条 招标中心档案工作由主任办公室牵头负责，业务上接受国家发展改革委办公厅的指导、监督与检查。有关职能处室、部门应分别做好相关档案的管理工作，并接受主任办公室的监督、指导。
　　第四条 档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规等。
　　第五条 档案工作的基本任务是：
　　1、管理和监管招标中心的全部档案，积极提供利用，为招标中心各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体任务是：负责档案的管理、鉴定、保管、统计、信息存储、移交、销毁和提供利用等工作。
　　2、对下属单位形成的各种文件、材料等的收集、整理、立卷和归档工作负有指导、监督和检查的责任。
　　3、以本工作规则为依据，有关职能部门结合应工作实际，制订声像档案、系统管理档案、人事档案、财务档案、基建和资产档案等各类档案管理的规章制度。
　　第六条 兼职档案工作人员要认真执行《保密法》，严守党和国家机密，遵纪守法，谦虚谨慎。要学习理论知识，钻研业务，努力把档案工作做好，为招标中心工作服务。

第二章 文电的立卷和归档

　　第七条 招标中心工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件材料（包括声像材料），应参照《招标中心文件材料归档与不归档范围》（见附件一）、《文书档案保管期限表》（执行国家有关规定）进行整理、立卷并归档。
　　第八条 对案卷质量的要求
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：
　　1、归档的文件材料，按照年度、组织机构、问题名称等特征分类整理立卷。
　　2、归档的文件材料的种类、份数以及每份文件均应齐全完整。
　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文件形成的同一文件组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。
　　4、不同年度的文件不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；年度计划放在针对年，中长期计划放在针对年的第一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，非诉讼案件放在结案年立案。
　　5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；原件在前，更正、补充在后；非诉讼案件卷结论、决定文件在前，依据材料在后。
　　6、卷内文件排列应统一在有文字的每页正面右上角、背面的左上角用铅笔逐页编号，用钢笔或毛笔填写“卷内目录”（放在卷首）和“案卷备考表”（放在卷尾）。
　　7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
　　8、在装订案卷时，应去掉文件上的金属物并采用三孔一线的装订方法，装订线以不妨碍卷内文件阅读为原则，每卷厚度一般不要超过2公分或200页。特殊文件例外。
　　9、卷内文件如有破损要进行贴补，便条贴在16开白纸上。
　　10、案卷标题应简明确切地反映卷内文件材料内容，一般应包括责任者、内容和名称，使用简称应规范。

第三章 档案的管理和提供利用

　　第九条 为确保档案的安全，应提供符合有存放档案条件的库房，档案库房的管理必须做到防盗、防火、防潮、防虫、防尘，经常检查，发现问题及时解决。
第十条 建立、健全档案、资料的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行统计。
　　第十一条 建立全宗卷。积累存储本单位案卷的立卷说明、分类原则、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
　　第十二条 根据招标中心文书档案保管期限表的标准，对超过保管期限的档案进行审查、鉴定。经过鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁建议，报招标中心分管主任审批后销毁。
　　第十三条 对已批准需销毁的档案，必须在案卷总目录上予以注销，并执行两人签字和两人监销制度。
　　第十四条 永久保存的档案，按规定要求在招标中心保存二十年。二十年期满后报请国家发展改革委办公厅批准，商中央档案馆同意后，将整理、鉴定后的档案，连同“案卷目录”（一式3份）向中央档案馆移交，并办理交接手续。
　　第十五条 根据工作需要，编制必要的检索工具。
　　第十六条 为提高办公效率，积极主动地开展档案的利用工作，逐步实现档案管理的现代化。
　　第十七条 借阅档案、资料审批制度
　　1、阅发至县团级的中央文件、国务院一般文件，可直接到主任办公室借阅。
　　2、借阅主任办公会议记录，须经招标中心分管主任审批。
　　3、借阅招标中心的档案、资料，借阅人可直接到主任办公室查阅。
　　4、外单位查阅招标中心档案，必须持该单位部门介绍信，经主任办公室主任审批后方可查阅。查阅重要文件应经招标中心分管主任批准。
　　5、查阅声像档案规定同上（一般不接待外部门）。
　　第十八条 借阅档案须知
　　1、借阅档案首先填写借阅档案登记表，按规定送有关领导批准后借阅。
　　2、重要档案原则上不借出，一般在主任办公室阅览。因工作需要必须借出的，应报招标中心分管主任审批。
　　3、借阅人对档案要特别爱护，禁止在档案文件上划杠、圈、点等，严禁涂改和撕页，确保档案原貌安全和整洁。
　　4、所借档案，不得转借他人或给无关人员阅览，未经批准，不得抄录和复印。
　　5、借阅人如出差或调动工作时，应将所借档案全部归还。
　　6、借出中央、国务院文件2－3天，其他档案一般7－15天后即应归还。
　　第十九条 复制档案、资料的审批规定
　　1、原则上不得复制中央文件、国务院文件和各部委的绝密文件。
　　2、复制机密档案资料，需经招标中心分管主任同意。
　　3、外单位复制招标中心的档案资料，需持部门介绍信，由主任办公室酌办。重要档案资料不能复制。

第四章　 附　则

　　第二十条 可在本规则范围内制定其他各类档案管理办法。
　　第二十一条 本规则自印发之日起施行，此前制定的相关规定即行废止。

附件二

中国机电设备招标中心文件材料归档范围

　　为了完整、系统地保存招标中心在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定招标中心文件材料归档和不归档范围。
　　凡是反映招标中心工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

　　一、归档范围
　　（一）上级机关的文件材料：
　　1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；
　　2、上级机关颁发的属于招标中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非招标中心主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
　　3、党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查招标中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；
　　4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
　　5、上级机关转发招标中心的文件（包括报纸、刊物转载）。
　　（二）招标中心的文件材料：
　　1、招标中心召开的党、团、工会会议并形成的全套会议文件，以及各种声像材料；
　　2、招标中心主任办公会议、专题办公会议等文件材料；
　　3、招标中心颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；
　　4、招标中心的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与招标中心的批复文件；
　　5、招标中心及其职能处室活动形成的工作计划、总结、报告；
　　6、反映招标中心业务活动和招标中心系统管理的文件材料；
　　7、招标中心或招标中心汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
　　8、招标中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
　　9、招标中心党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
　　10、内容重要的人民来信、来访材料、领导的批示和招标中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；
　　11、招标中心领导班子成员公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与招标中心有关未经文书处理登记的文件材料；
　　12、招标中心基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，招标中心管理的相关招标项目的文件材料；
　　13、招标中心成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其机构简介、人员编制等文件材料；
　　14、招标中心制订的工作条例、章程、制度等文件材料；
　　15、招标中心的历史沿革、大事记、年鉴，反映招标中心重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
　　16、招标中心（包括上报和下批）人员聘任、聘用（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、党员、团员、职工名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、更名、更改年龄、评残、抚恤、死亡及奖惩等文件材料；
　　17、招标中心办理的职工转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
　　18、招标中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
　　19、招标中心编印的情况反映、日志、简报等刊物定稿和印本。编辑出版物的定稿、样本；
　　20、招标中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
　　21、招标中心与外国签订的议定书、协定、合同和外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
　　22、按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
　　（三）同级机关和非隶属机关的文件材料：
　　1、同级机关和非隶属机关颁发的非招标中心主管业务但需要执行的法规性文件；
　　2、有关上级主管机关对招标中心工作检查形成的重要文件；
　　3、同级机关和非隶属机关与招标中心联系、协商工作的重要来往文件。

　　二、以下各类文件材料不属归档范围
　　（一）上级机关的文件材料：
　　1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；
　　2、上级机关印发供工作参考的抄件；
　　3、上级机关征求意见未定稿的文件。
　　（二）招标中心的文件材料：
　　1、重份文件；
　　2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
　　3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
　　4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
　　5、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
　　6、招标中心内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
　　7、招标中心负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；
　　8、为参考目的从各方面收集的文件材料。
　　（三）同级单位和非隶属单位的文件材料：
　　1、参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
　　2、非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
　　（四）下级机关的文件材料：
　　1、下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；
　　2、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；
　　3、下级单位抄报备案的一般性文件材料。